🧾 發票費用報支系統

掃描發票 QR Code・手動補登・月底一鍵匯出

掃描發票 QR Code

按一次「開始掃描」即可連續掃多張發票，不用每張都重新啟用相機。電子發票證明聯上通常有左右兩個 QR Code，請對準「左側」含發票號碼與金額的那一個，掃到後會直接跳出確認視窗。掃描僅在您的裝置上進行，不會上傳任何影像。

按下方「開始掃描」以啟用相機

手動新增發票 / 收據

適用於電腦補登傳統紙本發票、收據，或修改已掃描的資料。

電腦整理連結

手機掃描完成後，可以建立一個連結，在電腦上繼續整理、補登傳統發票，最後再下載 Excel。連結不需要密碼，任何拿到連結的人都能看到與編輯這份清單，請勿轉傳給無關人員；7 天後自動失效刪除。

📱 手機掃發票

  1. 按一次「開始掃描」：相機會保持開啟，掃完一張自動回到掃描狀態，不用每張都重新按。
  2. 對準發票「左側」QR Code：紙本電子發票通常有兩個 QR Code，左邊那個才有發票號碼、日期、金額；掃到會直接跳出確認畫面。
  3. 選一個費用分類：交通費、交際費、住宿差旅、停車費、其他費用，五選一，需要的話補一下備註。
  4. 按「儲存紀錄」：存好後相機會自動繼續掃描，接著掃下一張就好；全部掃完再按「停止掃描」。

💻 電腦補登資料

紙本傳統發票、收據，或想在電腦上修改已掃描的紀錄，都在「手動輸入」頁籤處理。各分類有專屬欄位：

🚗 交通費

  • 填出發地、目的地、交通工具、里程，自動試算補助（機車 $2/km、汽車 $7/km）
  • 計程車／捷運／公車／高鐵：憑票全額，直接填票面金額即可
  • 可以按「開啟 Google Maps」查里程

🤝 交際費

  • 選部門（技術／業務）
  • 系統會提醒金額是否在可自行處理額度內，超過 NT$3,000 會提醒需要主管同意
  • 可以加附件（收據、發票等）

🏨 住宿差旅

  • 一趟出差登打成一筆：填出差地點、事由、起訖日，系統自動算出天數／晚數
  • 住宿：填每晚實際金額，系統自動 × 晚數，超過上限會自動調整為上限
    • 單人出差：住單人房，每晚上限 NT$3,000
    • 兩人同行且同住：可住雙人房，每晚上限 NT$4,500
    • 單人出差住雙人房：補助仍以 NT$3,000 為上限，房型請選「單人房」
  • 三餐：依出差天數檢查上限（每天早餐 NT$100、午餐 NT$300、晚餐 NT$500），超過會提醒
  • 交通：交通明細可新增多筆（高鐵、計程車、租車…）；開私車選「私車」填里程自動試算，產生的停車費、過路費列在下方「停車費／過路費」
  • 總金額即時顯示在區塊最上方；可以加附件（住宿收據、車票等）

🅿️ 停車費

  • 一般公務停車費（非出差）
  • 出差期間開私車的停車費請改填在「住宿差旅」裡
  • 填日期、金額、備註，也可以加附件

🧾 其他費用

  • 不屬於以上分類的一般支出
  • 填日期、金額、備註即可，也可以加附件

📎 附件上傳

選好任一費用分類後，畫面會多出附件欄位，可以附上電子檔收據、PDF 發票。

  • 支援圖片（照片/截圖）與 PDF，數量不限，可一次選多個檔案
  • 圖片會自動壓縮，不用擔心檔案太大；單檔上限：圖片 8MB、PDF 3MB
  • 選好檔案後會依序自動上傳，列表上會看到「上傳中」再變成可點擊的縮圖
  • 附件會在次月 15 日 23:00 自動清除（報支紀錄本身會保留），需要留底請自行保存原始檔案

🔗 電腦整理連結

手機掃描完成後，想換到電腦繼續整理、補登傳統發票，可以用這個功能把清單帶過去。在「發票列表」頁籤最上方。

  1. 手機按「建立電腦整理連結」，複製出現的網址。
  2. 在電腦瀏覽器打開這個網址，系統會問「讀到 N 筆紀錄，要合併加入嗎？」，確認後就會併進電腦上的清單，不會覆蓋電腦原本的資料。
  3. 在電腦上繼續整理、下載 Excel / CSV。

📊 月底匯出

「發票列表」頁籤下方可以用月份、分類、關鍵字篩選，篩好之後按底部「匯出 Excel」或「匯出 CSV」即可下載，會依篩選結果匯出。

❓ 常見問題

我的發票資料存在哪裡？
存在你自己這台手機／電腦的瀏覽器裡；新增或修改紀錄時，系統也會在背景自動把資料同步給公司薪資系統，用於款項核發，其他同仁不會看到你的清單，除非你自己主動按「建立電腦整理連結」分享。
換手機或清除瀏覽器資料，發票紀錄會不見嗎？
本機瀏覽器上會不見，但已同步過的資料仍留在薪資系統那邊。若不確定是否已同步完成，可到「發票列表」按「上傳」手動確認一次；換裝置前也建議先匯出 Excel 備份。已上傳的附件檔案在次月 15 日清除前都不會不見。
報支期限與資料清除規則？
每月報支期限為該月最後一天 23:59，次月 1 日 00:00 起，上個月（含）以前的紀錄就無法再新增、修改或刪除。次月 15 日 23:00 會自動清除上個月（含）以前的附件，這台裝置瀏覽器裡的舊紀錄也會一併自動移除；已同步到薪資系統的報支紀錄不受影響。每月 12 日起畫面上方會出現提醒。
不需要登入帳號密碼嗎？
不需要，打開網址就能直接用。
「上傳」按鈕是做什麼的？
紀錄新增/修改時系統已經會自動同步，這顆按鈕是手動「把目前清單全部再同步一次」，適合用在換裝置、或想確認資料都送到薪資系統時再按一次。
為什麼會要我輸入補登密碼？
已截止月份的紀錄只有在特殊情況、經系統管理員同意後才能補登。新增已截止月份的紀錄，或按「上傳」時清單裡有已截止月份的紀錄，系統會詢問是否要用補登密碼；不補登的話，按「上傳」只會上傳本月份的紀錄。密碼請洽系統管理員。